Upravljanje troškovima (eng. Cost management) poseban je segment poslovanja i upravljanja poduzećem kojemu je fokus u potpunosti na optimizaciji troškova, a u svrhu održavanja konkurentnosti poslovanja. Riječ je o procesu procjene, proračuna i kontrole troškova tijekom životnog vijeka projekta, a u cilju zadržavanja rashoda u okvirima planiranog budžeta ili trenutnim mogućnostima.
Uspješan projekt ima sljedeće osobine:
- Zadovoljava postavljene zahtjeve i obujam posla
- Kvaliteta izvedbe je na profesionalnom nivou
- Dovršen je u roku
- Završen je u okvirima zadanog budžeta ili trenutnim mogućnostima
Važnost upravljanja troškovima
Iz ovoga je vidljivo kako je upravo upravljanje troškovima jedan od stupova upravljanja i provođenja projekata, a aktualan je bez obzira radi li se o proizvodnji, maloprodaji, tehnologiji, građevinarstvu, marketingu, turizmu ili pak nečem sasvim drugom. Naime, važnost upravljanja troškovima lako je razumjeti na svakodnevnim primjerima, poput: ukoliko ste odlučili sagraditi kuću, prva stvar koju morate napraviti je odrediti proračun.
Kada ste dobili dojam koliki će otprilike biti troškovi gradnje, tada proračun možete podijeliti na troškove vezane uz manje stavke i određene pod-zadatke. Shodno proračunu unutar kojeg manevrirate, odredit ćete npr. kojeg arhitekta, električara ili keramičara uzeti; koju kvalitetu materijala možete zahtjevati i sl.
Na ova pitanja nemoguće je odgovoriti bez unaprijed definiranog budžeta, a još je manje moguće pratiti krećete li se u pravom smjeru od trenutka kada je projekt zaživio. Ovo se posebno odnosi na velike kompanije koje istovremeno provode nekoliko projekata kroz koje će se zasigurno pojaviti i neočekivani, izvanredni troškovi.
Upravljanje troškovima sadržano je u 4 procesa:
- Planiranje postupka upravljanja troškovima
- Procjena troškova
- Određivanje budžeta
- Troškovi kontrole
Planiranje postupka upravljanja troškovima
Ovo je korak u kojem planirate kako odrediti budžet, procijeniti troškove, te učite kako upravljati troškovima, bilo redovnim ili izvanrednim. U ovom ćete koraku, dakle, opisati na koji način ćete upravljati troškovima i budžetom kojim raspolažete.
Svako planiranje ujedno je i proces simulacije budućih aktivnosti te njihova „arhitektura“ s ciljem ostvarenja nauma. Pomno planiranje troškova svakako determinira dosege aktivnosti ovisno zacrtanom cilju. Ukoliko planiramo ulaganje minimalnih sredstava za marketing i prodaju u procesu probijanja i plasmana FMCG proizvoda na tržište, zasigurno smo osuđeni na neuspjeh. S druge strane, ukoliko rezerviramo prevelika sredstva za nefunkcionalne troškove (npr. za opće poslove, održavanje i sl.), moguće je uskraćivanje dosega do ciljane skupine.
Procjena troškova
Ako uzmemo u obzir da procjena troškova obuhvaća procjene troškova za svaku pojedinu projektnu aktivnost i alate, materijale i procese, kao i izvanredne troškove, tada je jasno da se u ovaj posao upuštamo isključivo s velikim iskustvom i znanjem u ovom segmentu. Naravno da je vrlo teško svaku stavku procijeniti sa 100%-tnom sigurnošću ali ovo je svakako trening naših kompetencija i poznavanja našeg poslovanja. Ukoliko niste u stanju procijeniti koliko vas košta razvoj proizvoda ili usluge sa kojim/om želite uzeti dodatni tržišni udio, pokriti određeni kanal prodaje ili povećati profitabilnost, velika je vjerojatnost da nećete uspjeti u naumu te bi trebali revidirati vlastite spoznaje i kompetencije.
U nastavku slijedi nekoliko klasifikacija troškova i to prema:
- Funkcijama
a) Proizvodne
b) Neproizvodne troškove
- Položaju u financijskim izazovima
a) Nedospjele i dospjele troškove
b) Primarne i konverzijske troškove
- Ponašanju shodno razini aktivnosti
a) Fiksni troškovi
b) Varijabilni troškovi
c) Mješoviti troškovi
d) Diskrecijski troškovi
- Mogućnosti njihove kontrole
a) Kontrolabilni troškovi
b) Nekontrolabilni troškovi
Određivanje budžeta
Nakon provedenih procjena i kombinacije predviđenih troškova određuje se ukupni proračun/budžet projekta. Na temelju toga omogućuje se nadzor i kontrola učinka projekta.
Ovdje je jedino pitanje kako će se odrediti budžet – da li kao skup pojedinačnih stavki sukladno kojima će se osiguravati financije (vlastita sredstva, pozajmnice, investitori) ili će se pak od ukupnog iznosa budžeta s kojim raspolažete stavke budžetirati sukladno procjeni važnosti za ostvarenje cilja.
Troškovi kontrole
Troškovi kontrole posljednja su stavka upravljanja troškovima. Odnosi se na mjerenje odstupanja od osnovnog budžeta i poduzimanje mjera za svođenje troškova na minimum. Kada informacije o stvarnim troškovima postanu dostupne, analizira se rezultat te “undershooting” ili “overshooting” plana te pronalazak uzroka odstupanja od planiranog ili očekivanog.
Neke od metoda koje se koriste su:
- Benchmarking – skeniranje tvrtki koje su lideri u svom području te uspoređivanje njihovih poslovnih procesa s procesima vlastite firme,
- Ostvarenje usporedivo s određenim vremenskim razdobljem,
- Ostvarenje indeksa u odnosu na zadani cilj te
- Ostvarenje apsolutnih iznosa i revizija istih
Naime, svjedoci smo promjena koje je sa sobom donijela globalizacija. Jedna od osnovnih promjena u poduzetništvu jest ogroman porast konkurencije te kraći životni vijek proizvoda. To dovodi do konstantne potrebe za razvojem i usavršavanjem kompetencija u upravljanju troškovima. Jer u konačnici, cilj je ostvariti najniže moguće troškove uz optimalan obim proizvodnje ili poslovne aktivnosti kako bi dali maksimalan output u skladu s tržištem. A samo oni koji su spremni „zasukati rukave“, poslušati, vjerovati i provoditi najoptimalnije modele upravljanja troškovima sigurno će naći svoje dugoročno „mjesto pod suncem“.
